Baze de date Access

1.1 Probleme rezolvate

Creaţi o baza de date pentru evidenţa situaţiei şcolare a elevilor. Baza de date trebuie să stocheze notele acordate de profesori, elevilor, la fiecare materie .

Rezolvare

 Vom folosi modelul Entitate-Atribut-Relatie (EAR). Acest model este folosit pentru proiectarea sistemelor informatice. Trebuie subliniat ca înainte de realizarea efectiva a bazei de date cu ajutorul produsului Microsoft Access aceasta trebuie proiectata foarte bine la nivel conceptual. Aici intervine utilitatea modelului EAR. In conformitate cu acest model, proiectarea unei baze de date presupune parcurgerea următorilor paşi:

Ø  Se identifică entităţile bazei de date. In cazul nostru entităţile sunt: elevii,profesorii, materiile si notele.

Ø  Identificarea asocierilor între entităţi este următorul pas. Prin asociere se înţelege o legătura între cele două entităţi bazata pe un atribut al lor.. Nu exista o procedura determinista in stabilirea asocierilor dintre entităţi. Stabilirea aceasta este o operaţie relativ intuitiva care, în cazul bazelor de date mari,este organizată pe baza unor metodologii. În cazul nostru entităţile au următoarele asocieri care generează relaţii de tip unu-la-mulţi:

Un elev are mai multe note, evident, la o materie poţi primi mai multe note ,un profesor acordă mai multe note .

  Ø Identificarea atributelor entităţilor.

Stabilirea atributelor se face în funcţie de specificul utilizării bazei de date. O atenţie sporită trebuie acordată atributelor cheie primară (index). În cazul nostru am preferat, pentru simplificarea codificării datelor, să apelăm la facilitatea Access de a construi automat un record-number,ID, pentru identificarea unică a înregistrărilor dintr-un tabel. In cazul nostru vom folosi următoarele atribute: 

      Ø  Putem trece acum la crearea efectivă a bazei de date. Mai întâi trebuie creat fişierul *.mdb (versiunea 2003) sau *.accdb (2007 ) al bazei care păstrează descrierea obiectelor bazei de date:  tabele,interogări, rapoarte, formulare.

Procedura este următoarea:

1. Selectăm consecutiv din meniul principal opţiunile : File, New, Blank Database;

2. În caseta File name se tastează numele fişierului accdb, care va fi de fapt chiar numele bazei de date;

3. Încheiem cu un clic pe butonul Create;

4. Avem la dispoziţie acum fereastra Database care ne permite selecţia obiectelor asociate bazei de date în vederea creării, modificării sau activării.

 Tabelele se creează cel mai simplu în modul de lucru Design View. 

Procedura de operare este următoare:

1. Selectăm din fereastra Database, clasa de obiecte Tables;

2. Selectăm cu un dublu clic modul de lucru: Create Table in Design View;

3. Fereastra Table Designer are două panouri orizontale:

- cel de sus, pentru introducerea numelui şi tipului fiecărui câmp,

- cel de jos pentru setarea proprietăţilor câmpului.

4. Se descriu succesiv câmpurile fiecărui tabel în parte, fără câmpul ID pe care-l adaugă Access la momentul închiderii ferestrei Table Designer. Fereastra se închide după descrierea fiecărui tabel şi se redeschide la tabelul următor.

      Ø  Încărcarea datelor in tabele este pasul următor. 

Operaţia este cunoscută şi sub numele de “populare a bazei de date”. Procesul de încărcare se face cu ajutorul interfeţei vizuale care se activează astfel:

5. Efectuăm dublu-click pe numele tabelului în fereastra Database;

6. Tastăm valorile pentru fiecare câmp, trecând la câmpul următor cu un TAB;

7. La sfârşit închidem fereastra de lucru pentru tabelul curent şi repetăm procedura cu tabelul următor.

         Obs.
     Datele se pot introduce şi folosind formulare electronice-Forms.

      Ø  Ultima etapa din crearea bazei de date include definirea relaţiilor dintre tabele cu ajutorul opţiunii Relationship din meniul Tools.

Utilitarul arata ca in figura de mai jos:

1. Se adaugă cu un clic pe butonul Add fiecare tabel din fereastra Show table în fereastra Relationships;

2. La sfârşit închidem fereastra Show table cu un clic pe butonul Close.

3. Construim relaţiile dintre tabele cu ajutorul mouse-ului, clic stânga pe câmpul cheie primară din tabelul părinte şi cu butonul mouse-ului apăsat, deplasăm cursorul peste câmpul cheie externă corespondent din tabelul fiu. Eliberăm butonul mouse-ului şi pe ecran apare o fereastra care cere confirmarea legăturii.

In acest moment, procesul de creare a bazei de date este încheiat şi se poate trece mai departe la exploatarea ei. In lipsa elementelor de mai sus, nu este posibila folosirea tuturor facilităţilor relaţionale ale produsului Microsoft Access.

Fisa de lucru Access

 În  baza de  date “ angajati“ creaţi  tabelele  „Angajat”  si  „Copil”  cu  structura  de  mai jos:

a) Pentru  tabela « Angajat » vom  avea  câmpurile :

                 - CodAngajat  ( sa  se introducă  numere  mai  mari  de  100  iar  daca  se  introduc  date  greşite  să  fie  afişat  un  mesaj  de  atenţionare ), cheie  primara.

                - Nume

               - Prenume

              - CodCopil ( să  se  introducă  numere  cuprinse  intre 30 si 100)

             - DataAngajari

b) Pentru  tabela « Copil » vom  avea  câmpurile :

                  - CodCopil  ( cheie  externă )

                  -  Data_nasterii

                  -  Prenume_copil

                  -  CodAngajat  ( cheie  externă )

Se  cere :

1)   să  se  creeze  cele  două  tabele,  cu  respectarea  restricţiilor  de  integritate  specificate  în  enunţ  şi  să  se  populeze  tabelele  cu câte 4 inregistrari.                                                           (2p) 

2)   să  se  creeze  următoarele  interogări  care  să  permită :

           - vizualizarea  acelor  înregistrări  pentru  care  « CodAngajat » este  mai  mare  de  150  în ordine  ascendenta                                                                                                                         (1p)

           - alegerea  înregistrării  care  are  - CodAngajat  - egal   120  şi  pentru  care  prenumele  copiilor  este  Dan  şi  Dana.                                                                                                        (1p)

            - vizualizarea  înregistrărilor CodAngajat, Nume,  Prenume, DataAngajari, Prenume_copil  utilizând  criteriul  “ Introduceti  Cod  Angajat  “                                                                       (1p)

3)      să  se  creeze  formulare  pentru  cele  două  tabele   care  să  conţină  butoane  comenzi de închidere  formular, salvare  înregistrări, adăugare înregistrări.                                                 (2p)

4)      să  se  creeze  rapoarte  pentru  cele doua  tabele   din  baza  de  date                              (1p)

Din  oficiu  2p.